Élections Hiver 2019

Les élections de l’Association étudiante de Polytechnique sont de retour cet hiver comme à chaque année!

Qu’est-ce que les élections de l’AEP?

C’est la période où les membres siégeant sur le Comité de Coordination, le Conseil d’Administration et le Conseil Central sont élus pour une période d’une année.

Dates importantes

  1. 4 au 14 mars 2019 : Période de dépôt des candidatures

    • Pour déposer votre candidature, vous devez remplir le formulaire s’appliquant à la position recherchée:

      • Poste sur le Conseil d’Administration ou sur le Conseil Central: Formulaire A1

      • Poste sur le Comité de Coordination (Comité Exécutif): Formulaire A2

  2. 18 au 21 mars 2019: Période de campagne électoral

    • Il s’agit du moment où vous devez envoyer votre description au Polyscope, vous avez même un budget de 10$ pouvant être remboursé pour faire des affiches et de la promotion pour votre élection.

  3. 21 mars 2019: Présentation des candidats

    • Lors de la pause du diner, les candidat(e)s auront l’occasion de se présenter et de répondre aux questions des étudiant(e)s.

  4. 25 au 29 mars 2019: Vote en ligne

    • Depuis cette année, le vote pour les élections de l’AEP se fait en ligne. Chaque étudiant(e) recevra donc un lien personnalisé sur son courriel de Polytechnique pour faire son vote.

Description des postes

Conseil d’Administration

 
 
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Qu’est-ce que le Conseil d’Administration?

  • Le Conseil d’Administration est l’autorité de l’Association et en administre les affaires

  • Il assure la surveillance et le contrôle sur toutes les activités de l’Association, ainsi que sur ses instances, organes, dirigeants, agents ou employés.

  • Il passe ou autorise, au nom de l’Association, toutes espèces de contrats permis par la loi.

  • Il autorise, approuve, modifie ou rejette tout budget ou dépense, incluant les budgets et autorisations de dépenses du Conseil Central et des commissions, régies, comités et bureaux.

  • Il ratifie les orientations proposées par le Conseil Central et adopte les orientations ayant une incidence financière ou organisationnelle.

Conseil Central

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Qu’est-ce que le Conseil Central?

  • Il encadre les opérations de l’Association.

  • Il règle toute question relative aux prises de position et aux activités de l’Association, ainsi qu’aux comités sous son autorité.

  • Il recommande au conseil d’administration toutes orientations n’ayant pas d’incidence financière ou organisationnelle.

Comité de Coordination

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Qu’est-ce que le Comité de Coordination?

Le Comité de Coordination constitué un comité composé de tous les dirigeants de l’Association et désigné sous le titre de Comité de Coordination. Le Comité de Coordination vise à permettre aux dirigeants de coordonner leur travail individuel respectif et de coordonner leurs efforts dans la réalisation des mandats qui leur sont confiés collectivement ou qui sont confiés audit comité de coordination.

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Les postes sur le Comité de Coordination

Présidence

  • Le président est un administrateur.

  • Dirigeant en chef de l’Association.

  • Voit à l’exécution des décisions du Conseil d’Administration et signe tous les documents requérant sa signature.

  • Représente l’Association à l’extérieur et préside les réceptions officielles.

  • Assume les attributions de toute fonction de dirigeant dont la charge est vacante.


Secrétaire général

  • Le Secrétaire Général est un administrateur.

  • Veille à ce que les procès-verbaux des instances de l’Association soient rédigés.

  • Garde le sceau de l’Association, de son livre des résolutions et de tout autre registre corporatif.

  • S’occupe de la correspondance officielle de l’Association.

  • Responsable de la logistique et de la permanence des bureaux de l’Association.

  • Agit à titre de secrétaire de la corporation.

  • Advenant l’incapacité d’agir du président, il en exerce tous les pouvoirs et en remplit toutes les fonctions.

Vice-présidence aux finances et services

  • Le vice-président aux finances et services est un administrateur.

  • Agit à titre de trésorier de la corporation.

  • Possède la charge et la garde des fonds de l’Association.

  • Tient un relevé précis des biens, des dettes, des recettes et des déboursés de l’Association, dans un ou des livres appropriés. Il dépose dans une institution financière, déterminée par le conseil d’administration, les deniers de l’Association. Il voit à la préparation des prévisions budgétaires pour l’exercice courant et les soumet au Conseil d’Administration.

  • Signe, conjointement avec un autre membre du comité exécutif, tous les chèques de l’Association.

  • Voit à ce que le budget soit respecté et soumet mensuellement des états financiers au Conseil d’Administration sur demande de celui-ci.

  • Exécute toutes les opérations financières de l’Association.

  • Prépare à la fin de l’année fiscale le bilan, l’état des revenus et dépenses et tout autre rapport pouvant lui être exigé.

  • Voit à la bonne marche et à l’orientation des services offerts aux étudiants par l’Association.

  • Représente l’Association auprès de toute société, association ou personne morale à laquelle l’Association a confié la réalisation d’une de ses fins, en lien avec tout tel service.

Coordination aux affaires académiques

  • Le coordonnateur aux affaires académiques voit à la bonne marche des activités et affaires académiques, pédagogiques ou éducationnelles de l’Association.

  • Peut exercer tout pouvoir qui lui est délégué par le Conseil d’Administration.

Coordination aux affaires universitaires

  • Le coordonnateur aux affaires universitaires voit à la bonne marche des activités et affaires affectant la condition des étudiants de premier cycle à Polytechnique Montréal, à l’exception des activités et affaires académiques, pédagogiques ou éducationnelles de l’Association.

  • Peut exercer tout pouvoir qui lui est délégué par le Conseil d’Administration.

  • Nonobstant les attributions du Vice-président aux finances et services, voit à la bonne marche et à l’orientation de toute couverture d’assurance collective offerte aux étudiant(e)s par l’Association.

  • Représente l’Association auprès de toute société, association ou personne morale à laquelle l’Association a confié la réalisation d’une de ses fins, en lien avec toute telle couverture d’assurance collective.


Coordination aux communications

  • Le coordonnateur aux communications voit à la visibilité médiatique de l’Association.

  • Responsable d’entretenir les différents réseaux de communication de l’Association.

  • Doit développer une image de marque pour l’Association ainsi qu’un plan de communications.

  • Possède la responsabilité de favoriser les échanges entre les membres et les organes décisionnels de l’Association, ainsi que de vulgariser le travail de l’Association.

  • Doit assurer l’uniformité et la cohérence des communications de l’Association en fonction d’un plan de communications.

Coordination à la vie étudiante

  • Le coordonnateur à la vie étudiante voit à la bonne marche des activités sociales, récréatives et culturelles de l’Association.

  • Représente l’Association auprès de toute société, association ou personne morale à laquelle l’Association a confié la réalisation d’une de ses fins, en lien avec toute telle activité.

Coordination aux affaires externes

  • Le coordonnateur aux affaires externes voit à la bonne marche des comités ou commissions relevant de sa responsabilité et en coordonne les activités.

  • Représente l’Association à l’extérieur, auprès des autres associations, regroupements ou groupes dont les activités ou préoccupations recoupent les intérêts de l’Association.